Démarche qualité

Fermer

1- L’accueil du patient

A votre arrivée au laboratoire, vous êtes immédiatement pris en charge par une équipe compétente : la constitution de votre dossier et le prélèvement sont les premières démarches de toute analyse. Cet accueil administratif est particulièrement important pour l'interprétation des résultats (valeurs normales en fonction de l'âge et du sexe). C'est à ce niveau que se fait l'identification du patient, la vérification des renseignements le concernant et l'enregistrement des analyses.

Le secrétariat s'occupe aussi de la facturation pour tout ce qui concerne le paiement et la prise en charge par les organismes de remboursement (sécurité sociale, mutuelles...). La partie technique étant terminée, il va se préoccuper du bon acheminement des résultats.

Une personne qualifiée vous met en confiance et, en toute discrétion, prend connaissance de l'ordonnance de votre médecin. Elle vous aide à constituer votre dossier qui comporte deux volets : tout d’abord un volet administratif (la présentation de votre carte d'immatriculation sociale et, éventuellement, un certificat d'affiliation à une caisse complémentaire, vous permettront d'obtenir, le cas échéant, la prise en charge de vos analyses) et un volet médical confidentiel pour lequel quelques questions personnelles peuvent vous être posées.

Avec cette même personne, vous fixerez les modalités selon lesquelles vous prendrez connaissance de vos résultats.

Tous ces enregistrements sont transmis à la technique ; ils seront pris en compte pour la réalisation de vos analyses.

Fermer

2- Le choix des méthodes les plus performantes, par souci d’efficacité

Le prélèvement est effectué par du personnel qualifié. En dehors de l'acte technique de prélèvement lui-même, le préleveur attache la plus grande attention au choix du matériel à utilisé, à l'étiquetage et à l'identification du prélèvement pour éviter toute erreur ou confusion.

La plupart des analyses sont réalisées par des automates électroniques et le rôle des techniciens est d'en surveiller le bon fonctionnement ainsi que de contrôler la cohérence de l’ensemble des résultats obtenus. Ils procèdent en outre aux réglages, calibrations, contrôles aussi souvent que nécessite l'obtention de résultats fiables.

Fermer

3- Le suivi du dossier

Le secrétariat intervient à tous les niveaux du suivi des dossiers :

• Non seulement :
• Prise de rendez-vous
• Accueil de la clientèle au laboratoire, ou accueil téléphonique

• Mais aussi :
• Remise des résultats
• Gestion du dossier (classement, archivage, envoi postal, transmission aux intéressés…)
• Gestion du tiers-payant (dispense du règlement)
• Comptabilité
• Relation avec les correspondants (médecins, pharmaciens, infirmiers)

Au laboratoire, pour un meilleur suivi des dossiers des patients, toutes les données sont enregistrées informatiquement, pour assurer une traçabilité sans faille. L'enregistrement des dossiers est systématiquement contrôlé par le biologiste.

Fermer

4- La transmission des résultats

Les compte-rendus sont assurés selon les règles de confidentialité et de fiabilité.

Les résultats peuvent être transmis :

• personnellement au patient, au laboratoire
• par voie postale
• par consultation directe sur Internet
• par téléphone lors de situations très exceptionnelles (intervention médicale d’urgence)

Des règles sont établies afin de préserver la confidentialité des informations transmises.

Fermer

Système informatique du laboratoire (SIL)

Les laboratoires BioSynergie et Clémenceau disposent d'un système informatique centralisé, conçu et maintenu par la société Select Informatiqueà la Fare-les-Oliviers (13). Ce système est destiné à la gestion administrative de votre dossier, au suivi de la réalisation technique des analyses, à  l'édition des comptes-rendus et à l'émission des feuilles de soins, des factures et des bordereaux de télétransmissions aux caisses de Sécurité Sociale et aux mutuelles. Sauf opposition formulée de votre part, certains renseignements administratifs et médicaux vous concernant, recueillis à l'occasion de votre passage au laboratoire, font l'objet d'un enregistrement informatique réservé à l'usage des biologistes. Les données recueillies sont également susceptibles de faire l'objet d'une exploitation statistique à des fins administratives ou médicales. Dans ce cas, le laboratoire s'engage à ne transmettre aux tiers que des données rendues anonymes. 
Le système informatique du laboratoire a fait l'objet d'une déclaration ordinaire relative à un traitement d'information nominative auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, dossier No. 678170 en date du 3 Décembre 1999.
Le serveur est partagé entre les six laboratoires à travers un réseau privé virtuel (VPN). Cette plateforme a été retenue pour sa fiabilité, sa robustesse aux intrusions et les multiples possibilités techniques qu'elle offre. Oléane VPN s'appuie sur une architecture de réseau privé, physiquement séparé de l'Internet, qui assure une totale étanchéité des flux d'information internes. Oléane VPN intègre également des systèmes de protection anti-intrusions, anti-virus et anti-spam, mis à jours 7J/7 et 24H/24 par les experts d'Orange.
L'accès au SIL est contrôlé et limité aux seuls salariés du laboratoire. Chacun dispose d'un code et d'un mot de passe personnel qui assure la confidentialité des informations détenues. Le laboratoire a mis en place un politique de sécurité et de traçabilité sur le SIL directement inspirée des recommandations du Guide du Bon Usage de l’Informatique (GBUI) et du document technique LAB-GTA09 (lien vers Guide Technique Accreditation.pdf) du Comité Français d’Accréditation. Le SIL permet la transmission automatique des résultats d'examens vers les systèmes informatiques des médecins prescripteurs par échange HPrim direct (XKermit, ftp) ou  email cryptés. En cas d'urgence, les examens peuvent également être faxés directement par le SIL sur demande explicite du biologiste.
Le SIL est sauvegardé chaque jour sur deux supports différents situés dans nos locaux et chez un prestataire externe de manière à assurer une sécurité maximale des données médicales et administratives que nous détenons.

Conformément à la déontologie médicale et aux dispositions de la Loi N° 78-17 du 16 Janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (lien vers CNIL-78-17_definitive-annotee.pdf), vous disposez d'un droit d'information (article 32),  d'opposition (article 38), d'accès (articles 39, 41 & 42), et de rectification (article 40) aux informations vous concernant. Ce droit peut s'exercer sur demande directe auprès de l'administrateur du SIL. Les biologistes du laboratoire se tiennent à votre disposition pour vous communiquer ces renseignements ainsi que toutes informations nécessaires sur votre état de santé.
Tout médecin désigné à votre initiative peut également prendre connaissance de l'ensemble de votre dossier médical.

Fermer

Liaison HPrim-ERA vers l'Etablissement Français du sang et Hopital de la Dracénie

Les laboratoires BioSynergie et Clémenceau ont mis en place depuis 2004, date de démarrage de la  diffusion du protocole HPrim-ERA, un lien ERA (Echange des Résultats d'Analyses) fonctionnel avec l'Etablissement Français du Sang (EFS). Ce lien permet l'échange des résultats d'immuno-hématologie (groupes sanguins) entre le laboratoire et l'EFS, lorsque une commande de sang en vue d'une transfusion est adressée à ce dernier. En 2007, ce lien a été étendu aux échanges avec l'Hôpital de la Dracénie pour les commandes de sang en urgence vitale immédiate passées à l'Hôpital.

Fermer

Liaison HPrim-Image avec les laboratoires spécialisés (Biomnis, Lyon)

Depuis Juillet 2006, nous disposons de la connexion entre le laboratoire et le serveur d'analyses du laboratoire Biomnis à Lyon. Chaque jour nous transmettons à ce laboratoire des demandes d'examens que nous ne sommes pas à même d'effectuer sur place. En fin de journée, un fichier informatique est créé et expédié à partir du laboratoire. Ce fichier permettra la création des demandes d'analyses chez notre prestataire, les prélèvements étant acheminés dans la nuit par la société TSE-Médical (société spécialisée dans le transport à température dirigée). Dès la fin des analyses et leur validation biologique chez le prestataire, nous recevons par voie électronique un fichier qui comporte les résultats d'examens. Ce fichier est intégré au dossier du patient et il sera édité directement au laboratoire avec le compte-rendu complet. Ce fichier peut également être consulté sur le serveur de résultats sécurisé.

Fermer

Serveur de résultats sécurisé (https)

Les laboratoires BioSynergie et Clémenceau ont mis en service leur serveur de résultats en Juin 2008. Initialement destiné aux établissements de soins, ce serveur Internet sécurisé sera progressivement étendu aux médecins prescripteurs qui en ferons la demande et ultérieurement aux patients.

Le serveur de résultats est hébergé par le laboratoire et exploité sous le contrôle direct des biologistes exerçants. Son accès est contrôlé et limité aux seuls professionnels de santé et aux patients qui en font la demande auprès des biologistes du laboratoire.
L'identité du professionnel (du patient) qui se connecte est attestée par un couple identifiant / mot de passe qui lui est personnel. Tous les accès sont enregistrés par le serveur. Un professionnel consulte uniquement les examens qu'il a lui-même prescrits à ses patients. Les examens prescrits par un autre praticien à la même personne ne sont en aucun cas consultables. Le patient, connecté avec son identifiant personnel, a accès à tous ses dossiers quelque soit le médecin prescripteur.
  Nous vous proposons de trouver ci-dessous la réponse à  quelques unes des questions concernant la sécurité et la confidentialité des informations stockées sur notre serveur de résultats.

Le serveur de résultats du laboratoire est sécurisé par l'utilisation de la technologie SSL (Secure Socket Layer) avec un certificat de cryptage à 128 bits.
Le standard SSL a été mis au point et diffusé par Netscape, en collaboration avec Mastercard, Bank of America, MCI et Silicon Graphics. Il repose sur un procédé de chiffrement par clef afin de garantir la sécurité de la transmission de données sur Internet. Son principe consiste à établir un canal de communication sécurisé (c'est à dire crypté ou chiffré) entre deux ordinateurs après une étape d'authentification. Le cryptage SSL est utilisé pour sécuriser les pages et les formulaires Internet qui affichent ou transmettent des données confidentielles.
Les certificats SSL sont le moyen le plus utilisé pour crypter des données entre un serveur et un navigateur web. Le cryptage SSL à 128 bits garantit que les données qui transitent sur le réseau Internet entre le serveur web et le navigateur de l'ordinateur client (le visiteur du site) ne seront pas dévoilées en cas d'interception.
Un certificat SSL est délivré à une entité bien identifiée (en général la personne propriétaire du site) après vérification du droit de celle-ci à utiliser ce certificat. L'organisme de certification (CA) est un tiers indépendant de l'entreprise qui exploite le site web.

Principe de fonctionnement.

La sécurisation des transactions par SSL est basée sur un échange de clef de chiffrement entre l'ordinateur serveur et le navigateur client. La transaction sécurisée par SSL se fait selon le modèle suivant :
- Dans un premier temps, le client se connecte au serveur sécurisé par SSL et lui demande de s'authentifier. Le navigateur client envoie également la liste des algorithmes de cryptage qu'il supporte.
- Le serveur à réception de la requête envoie son certificat SSL au navigateur client. Ce certificat contient l'identificateur du propriétaire du certificat, la clef de chiffrement publique du serveur, le nom du système de chiffrement le plus performant avec lequel il est compatible et les coordonnées de l'autorité de certification qui l'a délivré.
- Le navigateur client vérifie la validité du certificat (donc l'authenticité du serveur), puis crée une clef secrète aléatoire, chiffre cette clef à l'aide de la clef publique du serveur, et renvoie le résultat au serveur. Le fichier que renvoie le navigateur client est appelé la clef de session. Son utilisation est limitée à la présente connexion au serveur. Elle sera modifiée à la connexion suivante de manière à limiter le risque pour un pirate de décoder le chiffrement et de pouvoir réutiliser la clef pour comprendre les messages suivants.
- Le serveur est en mesure de déchiffrer la clef de session qu'il reçoit avec sa clef privée. Ainsi, les deux entités sont en possession d'une clef commune (clef de session) dont ils sont seuls connaisseurs. Le reste de la transaction peut se faire à l'aide de cette clef de session, garantissant l'intégrité et la confidentialité des données échangées.

Comment s'assurer que la connexion au serveur est chiffrée ?

Pour reconnaître une connexion sécurisée en mode SSL, la page du navigateur présente, en bas ou au niveau de la barre d'adresse, une icône en forme de cadenas. Pour afficher les détails du certificat SSL, il suffit de double-cliquer sur l'icône du cadenas.
Par ailleurs, l'url de la page sécurisée est reconnaissable au préfixe https:// au lieu de http://